Olá...
Quero falar aqui a respeito de uma das muitas técnicas para Gerenciamento de Tempo que recebi de um grande amigo meu.
Todos hão de convir que o tempo, se não é o maior, está na lista dos bens mais preciosos que temos hoje... E possuir a técnica, diria até: “A ARTE” de lidar com este “ser”, pode considerar-se um entre alguns poucos privilegiados.
É claro que tudo isto é facilitado se temos uma idéia clara do que é foco, objetivos, processos, se sabemos aproveitar oportunidades, etc... Tarefas estas que devem ser exercitadas e praticadas diariamente, pois, a excelência só vem através da insistência e da persistência...
Pois bem, chega de blá blá blá... Vamos ao assunto...
A técnica que citei lá no começo chama-se: “Pomodoro Technique”, no bom português Técnica Pomodoro.O que é isso? Molho de Tomate?
Não!!... Quer dizer... Tem a ver... Bom, deixa pra lá...
A Técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo desenvolvido por Francesco Cirillo no final dos anos 80. Ela utiliza um cronômetro para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos chamados de 'pomodoros'.
O método é baseado na idéia de que pausas frequentes podem aumentar a agilidade mental.
Tal idéia vai um pouco contra o fato da sociedade hoje querer impor que o ser humano é ou deva ser multi-tarefas e precisa fazer tudo ao mesmo tempo, quando sabemos que isso nem sempre poderá gerar bons resultados. E partindo deste princípio, a Técnica Pomodoro através dos ciclos nos estimula a focarmos apenas num único objetivo.
Para a prática, o que precisamos?
· Um timer;
· Um lápis;
· Uma folha para a lista de tarefas;
· Uma folha para a relação de atividades;
· Uma folha para anotar registros.
No site oficial existem alguns arquivos em PDF com esse material, eu não estou usando nada disso. Para o timer eu uso um programa que foi feito só para esse fim, o Focus Booster. Roda em todos os sistemas operacionais. Para as listas de tarefas eu uso o RTM (Remember The Milk), que encaixou tão bem com a técnica que parece até que foi pensado pra ela desde o começo. Para os registros você pode utilizar uma planilha simples do Excel ou Google Docs mesmo, sem maiores complicações. Apesar de que eu ainda não comecei a utilizar os registros, apenas executo a tarefa até a conclusão do timer, e sinalizo-a como concluída.
E se você achou tudo isto muito complexo, saiba que um relógio, uma folha de papel, e um lápis são suficientes, aliás, a idéia inicial do criador da Técnica Pomodoro era esta, mas para os padrões de hoje, merece uma atualizada... hehehe
E quais são os passos para aplicar a técnica?
1. Escolher a tarefa a ser executada;
2. Ajustar o pomodoro (timer) para 25 minutos;
3. Trabalhar na tarefa até que o alarme toque; registrar com um "x" para identicar a conclusão da tarefa;
4. Fazer uma pausa curta (3 a 5 minutos);
5. A cada quatro "pomodoros" fazer uma pausa mais longa (15-30 minutos).
Você podem elencar suas tarefas diariamente ou semanalmente, eu particularmente prefiro fazê-las semanalmente, e todo dia eu faço ajustes, acrescentando ou modificando algumas das tarefas previamente anotadas. Sempre iremos trabalhar em cima desta listagem, e podemos organizá-las como bem entendermos, por ordem alfabética, prioridades, etc...
Ah! Se um pomodoro não foi suficiente para concluir a tarefa, faça o intervalo mesmo assim, e no próximo ciclo, continue-a quantos pomodoros forem preciso, sendo sequenciais ou não.
Regras e Dicas
Durante o processo é importante você seguir algumas regras, senão o método não vai funcionar e você vai terminar mais frustrado do que quando começou. Peste muita atenção a estas dicas:
· Um Pomodoro é indivisível;
· Se uma tarefa durar mais de 5-7 Pomodoros, quebre ela em várias outras tarefas menores;
· Se uma tarefa durar menos que um Pomodoro, junte ela com outras tarefas;
· Uma vez começado um Pomodoro ele deve tocar o alarme final;
· O próximo Pomodoro sempre será mais tranqüilo;
· A Técnica Pomodoro não deve ser usada para fazer coisas no seu tempo livre. Aproveite sua folga!
Quanto as Interrupções
Bom, isto é complicado, mas o ideal é que não se deixe interromper por nada, nem telefonemas, nem MSN, nem e-mail, Twitter... ou qualquer coisa parecida... Se é algo urgente, peça os minutos necessários à pessoa para que você retorne, e continue trabalhando na tarefa. O mais legal disso é aprendermos a dizer algum não de vez em quando, e não nos atolarmos mais ainda de tarefas com prazos a serem cumpridas.
Registros
É aqui que anotamos as informações do tempo de conclusão de cada tarefa, e então mensuramos o quanto e onde podemos melhorar na qualidade da execução de cada ciclo Pomodoro. O legal disso é avaliarmos se tal tarefa deve ser executada no começo ou final do dia, se ela deve ser dividida em mais de uma tarefa, ou agrupadas numa única e por ai vai...
Bom, eu comecei a utilizá-la esta semana, e já posso afirmar que foi uma das melhores coisas que descobri para Gerenciamento do Tempo eficaz... Tenho sido fiel nestes primeiros dias, e espero assim continuar...
Bom Pomodoros à todos,
Fontes:
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